Présentation des bonnes pratiques en matière d’onboarding d’un nouveau collaborateur afin de faciliter l’intégration des nouveaux éléments.
Comment reussir l’accueil nouveau collaborateur
Chaque année, les entreprises sont amenées à intégrer de nouveaux salariés. L’onboarding d’un nouveau collaborateur regroupe un ensemble de pratiques pertinentes permettant de faciliter son intégration. Il est utile pour les employeurs de se familiariser avec les grands principes de l’onboarding, à la fois pour contribuer au bien-être des nouveaux salariés dans l’entreprise et pour s’assurer qu’un changement dans les équipes ne va pas impacter l’activité.
Quel est le principe de l’onboarding ?
L’onboarding nouveau collaborateur est un processus essentiel dans toutes les sociétés. Son principe est simple puisqu’il concerne l’ensemble des pratiques et des outils employés par les ressources humaines afin d’intégrer les nouveaux salariés au sein d’une entreprise. Parfois qualifié en français de « socialisation organisationnelle », l’onboarding a pour objectif de permettre à un nouvel embauché de se sentir bien reçu sur son nouveau lieu de travail et de se montrer efficace dès la réalisation de ses premières tâches dans ce nouvel environnement.
Pour les entreprises, un onboarding réussi est avant tout un moyen de limiter l’énergie et les frais que représente l’arrivée de nouveaux salariés. Un processus optimisé va également permettre de diminuer le turn-over. Si un nouveau salarié apprécie son cadre de travail une fois la période d’essai finie, il aura bien plus de chances de rester dans l’entreprise. L’onboarding permet alors de conserver les meilleurs éléments et de gagner en performance.
Le processus d’onboarding regroupe plusieurs choses à partir de la promesse d’embauche. La création d’un lien avec chaque candidat va se poursuivre avec l’accueil du nouvel embauché et la mise en place de tout ce qui peut contribuer à une bonne intégration (rencontre avec les équipes, planification d’une formation, équipement d’un bureau avec les logiciels adaptés, etc.).
Pour faciliter ces démarches, vous pourrez vous baser sur le modèle d’onboarding proposé par 360Learning. Chaque intégration de salarié se fait à travers un suivi individualisé et l’établissement d’objectifs personnels. Une formation et un accompagnement sont prévus pour que chaque nouveau membre de l’entreprise se sente immédiatement accueilli et en phase avec ses valeurs.
Les avantages d’une procédure d’intégration réussie
L’intégration des salariés est un élément important dans le secteur des ressources humaines pour les entreprises. Outre son aspect social, un accueil réussi présente de nombreux atouts aussi bien à court terme qu’à long terme pour l’employeur.
Un processus d’onboarding adapté est un moyen de fidélisation à l’efficacité reconnue. De bonnes pratiques vont permettre de réduire fortement les départs survenant dans les trois premiers mois après toute prise de poste. De nouveaux employés bien formés vont aussi se montrer plus efficaces une fois familiarisés aux outils et aux modes de fonctionnement propres à l’entreprise.
Une intégration bien pensée contribue à renforcer la cohésion des équipes, à encourager le travail collaboratif et à réduire les coûts de recrutement, pour un budget RH mieux maîtrisé.
Comment améliorer votre procédure d’intégration ?
Pour intégrer de nouveaux arrivants dans l’entreprise, plusieurs objectifs sont à fixer en amont. Vous pourrez définir ensuite les processus à mettre en place dans ce but. Parmi ces objectifs, la maîtrise de nouveaux outils et l’adhésion à la culture d’entreprise sont à mentionner.
En accord avec leur direction, les RH peuvent définir le budget adéquat pour faciliter l’intégration des nouvelles recrues. Un cadre clair et bien défini renforce le plan d’onboarding et évite les pertes de temps comme les approximations.
Pour mener à bien ce processus, le digital learning présente de nombreux atouts. Ce type de formation contribue à renforcer l’autonomie des nouveaux salariés, à simplifier leur suivi et à créer de l’engagement en ayant recours à des formats dynamiques. Il s’agit d’une méthode ludique et originale pour qu’un nouveau collaborateur prenne ses marques à son rythme.
Comment annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur
Pour présenter un nouvel employé sans répéter ce qui a déjà été évoqué, il est utile de privilégier une annonce interne qui soit à la fois structurée, personnalisée et adaptée aux outils de communication disponibles dans l’organisation. Il ne s’agit pas seulement de transmettre un nom et un poste, mais de créer un contexte favorable à son intégration, en soulignant ce qui le démarque et en montrant la valeur ajoutée qu’il apportera aux équipes existantes.
Concrètement, une publication sur la plateforme interne ou un message court diffusé via le canal de communication le plus utilisé (tchat interne, newsletter, journal d’entreprise) peut préparer le terrain. Ce message mettra en avant les compétences pertinentes du collaborateur, la nature de son rôle et l’objectif visé par son recrutement. Au-delà de ces informations factuelles, une note plus humaine—un trait de personnalité, une passion ou un parcours professionnel atypique—peut contribuer à renforcer le sentiment d’identification et susciter la curiosité positive chez les collègues.
Pour aller plus loin, il est intéressant d’accompagner cette annonce d’un moment d’échange informel. Par exemple, organiser une courte rencontre virtuelle ou une pause-café dédiée à sa présentation offre l’opportunité aux membres de l’équipe de poser quelques questions, de se présenter en retour et de tisser des premiers liens. Ce type d’interaction informelle permet de réduire la distance relationnelle et d’accélérer le sentiment d’appartenance, rendant l’arrivée du nouveau collaborateur plus fluide et plus riche en opportunités de collaboration.
Les points importants pour une bonne intégration des arrivants
Pour réussir l’intégration du nouveau collaborateur, un onboarding efficace passe par une structure en plusieurs étapes. Il est intéressant à ce titre de définir un programme d’onboarding que vous pourrez répéter lors de l’arrivée de chaque nouvel employé.
Le pré-boarding concerne les jours précédant la prise de poste. La prise de contact téléphonique et l’envoi d’un courriel de bienvenue récapitulant les informations essentielles pour faciliter l’arrivée de la personne recrutée sont recommandés.
Le premier jour, un kit de bienvenue pourra être offert, suivi d’une présentation complète des locaux, des équipes et des outils et logiciels employés. Un parcours de formation pourra enfin être défini, avec des objectifs spécifiques et des points d’évaluation discutés en tête à tête avec un manager.